アルバイトでも正社員採用でも「面接」をしたことのある方は経験されていると思いますが、短時間でその人のすべてを知ることはできません。
年令を重ねるとその場をしのぐ力も高くなりますので、入社後のイメージが大きく変わることもよくあります。それくらい人間の感覚はあてにならないものです。
リファレンスチェックとは、そうした採用側の制約と集められる情報のギャップを埋めるために行う「身元・経歴の照会、信用調査」ということになります。
外資系で行われることが多いですが、経験のある方も少ないと思いますので、概要と対策をまとめてみました。
リファレンスチェックって何か？
通常は、応募者に現・前職の上司や同僚から２−３名程度を選ばせて、その人の人柄や仕事ぶりなどを知る目的で行われる調査・インタビューです。
外資系企業で中途採用者、特に部長職以上の会社にとって戦略的に重要なポジションの応募者に対してはほぼ間違いなく行われています。
企業側としては、信用調査的な要素とともに応募者が周囲から推薦を得られる人物なのかを確認できる重要な機会になります。
実施するのは採用担当チームの他、以下のような専門の調査エージェントに依頼することも多いです。企業側から見たリファレンスチェックの内容や注意事項も詳しく解説されていますので、参考にしてください。
僕も元部下のリファレンスになったときに照会エージェントからの連絡があり、専任の会社があるということを知りましたし、僕自身の転職の際にもお願いしました。
今まで受けたこともなければ、聞いたこともない、相談できる人も身近にいない、不安だ！という人は転職エージェントを活用してみてください。
リファレンスでは何を聞かれるのか？
レファレンスチェックは、通常内定が出た後に予め応募先の会社に伝えておいた知人や仕事上の先輩などあなたをよく知る人に対して、その会社の人事部やその会社が契約している信用調査会社などから電話がかかってきて幾つかの質問を聞かれるインタビューです。
僕の経験上、大体所要時間で１０分ほどでしょうか。
典型的な質問について見ていきましょう。
応募者との関係
最初に応募者との関係です。どの会社でどういう関係であったかを聞かれます。
無理に選んでしまって関係が非常に薄いことがわかってしまった場合は、追加でレファレンスの候補者を求められるかもしれません。
応募者と仕事をした期間
どの会社でどの程度の期間一緒に仕事をしたのかを聞かれます。ここでも応募者と最低数カ月は毎日業務をこなしているなどある程度の接触機会があったことが求められるでしょう。
応募者の当時の業務内容
当時の業務が応募している職務内容と関連がある場合はとてもいい参考情報となるでしょう。この点でもリファレンスを依頼する相手は身長に選び、事前の打ち合わせをしっかりとしておきたいところです。
応募者の仕事に対する姿勢
ここも依頼した人と事前の打ち合わせで同期しておきたい点です。履歴書や職務経歴書、面接でアピールした内容と齟齬が出ないように打ち合わせておきましょう。
応募者の実績や特に目立った功績
あなた個人の実績や功績については、依頼された側は正確に把握していない場合も多いので、事実を伝えておくことが必要です。
応募者の強み、弱み、どのような人物か
自分が思っている自分の強みと周りが思っている強みはことなることも多いので、「仕事に対する姿勢」同様、齟齬が出ないように事前の打ち合わせで誤解のないように確認することが大切です。
応募者ともう一度一緒に働きたいか
リファレンスを受けてもらえるということは、少なくともプラスの評価をしてくれているはずですので「もう一度一緒に働きたいか」という質問に対してもネガティブな評価をされることはないと思いますが、なぜそう思うのかについては他の質問への回答とのズレが出ないように事前打ち合わせで確認します。
リファレンスは誰に頼むべきか？
まずは、誰に頼むかという人選です。
人選の基準
職務経歴書に書いている経歴の中から、上司、同僚、関連会社、協業先、顧客など、あなたを評価してくれている人で一定以上のポジションについている方を５ー６名ほど候補者をリストアップしてみましょう。
ポジションは高いに越したことはありませんが、高いだけで仕事でほとんど絡んでおらず、漠然とした感想しか期待できないのであれば、あえて苦楽を共にした同僚や関係先の方のほうがはるかに良いと思います。
名前、所属会社部署、年齢、役職、あなたとの関係、自分が考えるその人の自分に対する評価をまとめて一覧表を作り、最後に相手の評価欄と打合せ予定日欄を作っておくと良いと思います。
想像できると思いますが、これは人選がほぼ全てです。僕も３名にお願いしましたが、すごく選ぶのに苦労しました。
苦労した理由は、海外に転勤していたり、相手も転職して連絡がとれなくなってしまっていたり（この時点で私の人脈プランが貧しいことがわかります。。。）、プライベートでは仲良くなったものの、業務ではそれほど絡んでいなかったりと、「この人なら！」という方が少なかったことがありました。
こういう関係は一朝一夕には作れませんので、転職以前に常日頃からの人脈作り、関係づくりがいかに大切かがお分かりいただけると思います。
リファレンスの依頼の方法は？
次に、電話・メールで依頼をします。事前に依頼の目的と何をどういう順番で話すかのシナリオを書いて置きます。
定期的に会っている相手であれば、直接顔を合わせた上で依頼し、快諾してもらえたらそのまま打合せの日取りを決めてしまっていいかと思います。
リファレンスを受けてもらえたら、可能な限り直接会ってお礼方々事前の打合せをしましょう。
その際には、先程説明した主な質問事項についてあなたの考えを伝え、相手のフィードバックをもらってすり合わせをします。
あなたとリファレンスを受けてくれた知人との認識があまりにもズレていると採用担当者の疑いや不信を招いてしまいますので、確実に実施することが大切です。
頼める人が見つからない場合の対策
２０代後半など、まだ社会人としての経験が浅くリファレンスを依頼できる人が思い浮かばない場合や、周囲に転職を公開しておらず、リファレンスの候補者から万が一にも情報が漏れて転職活動がバレてしまうとまずいようなときは、素直にその旨応募先企業の採用担当者に伝えましょう。
無理に選んでも良いことは一つもないですし、かえって採用担当者の信頼を失いかねません。
また、転職エージェントを使っている場合は、担当者にリファレンスがいないことを伝え、代わりにリファレンスとなってもらえないかを相談しても問題ないかと思います。
転職エージェントが応募先企業と交渉し、リファレンスの代行が認められることも普通に行われています。
まとめ
大切なことは「無理に選ばず、見つけられなければ早めに転職エージェントに相談する」か応募先の会社の人事に正直に相談することです。
また、転職活動を公にしていない場合は、信頼できる相手をしっかりと選ぶこと、可能な限り事前に打ち合わせをして相手先企業や自分の考えを伝えておくことも大切なポイントですね。
