内定辞退は伝え方で人生の分かれ道になる?マナーを守って誠実に対応しよう!

・無事内定をもらったけど、本命の結果を待ちたい

・面接の予約が入ったんだけど、本命に受かったからキャンセルしたい

こんな悩みや迷いを持っている方向けに、

・面接や内定は辞退できるのか

・内定を辞退してリスクはないのか
・内定を辞退するときのマナー

を解説しています。

目次

面接や内定辞退はできるのか

結論から言うと問題なくできます。

ただ、最低限守るべきマナーとトラブルになるパターンはありますので、その辺を解説したいと思います。

辞退のタイミング

まず、転職活動の流れは以下の図のように進みますが、転職活動を中断するタイミングとしては次の3つです。

・書類選考通過後〜初回面接前
・面接後
・内定後

通常複数の会社に応募しますので、あなたも本命、対抗、滑り止めと優先順位をつけていると思います。

当然会社ごとに進むスピードが異なりますから、本命にすべて日程を合わせてしまうと対応や滑り止めが気がついたら無くなっていたなんてことになりかねません。

また、一斉に応募した時に運悪く同じようなスピードで進み始めると面接の日程が立て込んでしまい、仕事との調整も面倒になりますから十分に注意してください。

応募する際には大まかな進み方を考えながら、本命→対抗→滑り止めの順で感覚を少し開けながら応募することをおすすめします。

では、順番に気をつけるポイントを解説していきます。

面接前辞退

書類審査を無事通ると初回の面接の日程調整をしますが、すでに本命や対抗馬、滑り止めの内定が出ていて追加で面接する必要のない会社については、この段階で面接を辞退しても問題ありません。

採用側としても早い段階で候補者を絞り込むことができるのでデメリットはありませんから、辞退を決めた段階で速やかに連絡しましょう。

転職エージェント経由での申し込みであれば、そのエージェントに連絡すればいいだけです。

ただし、どちらの場合でもなぜ辞退するのかについてはきちんと説明してください。

特に転職エージェントに対しては理由をしっかりと説明しないと、転職エージェントから紹介される求人の質が自分の希望とずれたり悪くなったりする可能性があります。

説明の仕方、内容、言葉遣いを適当に対応してしまうと、社会人としてのあなたの評価が下がりますので注意してください。

面接後辞退

次のタイミングは面接を終えた後です。

面接を終えた後は比較的辞退しやすいとも言えます。

お互いの希望や要望とその背景を確認し合う場ですので、ピッタリと会うこともあれば、ギャップを見つけることもあります。

その結果、合わないと感じて辞退する事はごく自然です。

相手は気に入ってくれたけど自分は可もなく不可もなくだった場合は、その求人があなたにとって優先度の高いものかどうかで判断します。

優先度が高かったけどイマイチであれば対抗馬が本命に昇格することもあるでしょう。

対抗馬だったけどどうも合わないと感じたら、辞退すればいいと思います。

いずれにしろ、この段階ではキープするのか辞退するのかをあなたの都合によって決めれば問題ありません。

辞退するときだけは、面接前辞退の時と同様にマナーにそって丁寧に理由を説明することを忘れずに。

内定辞退

最初に書きましたが、内定を断ることについては問題はありません。

憲法で職業選択の自由は保障されていますし、どの企業も内定辞退のリスクはある程度見込んだ上で採用活動をしています。

大切なことなので繰り返しますが、礼儀やマナーを守らず、きちんと理由も説明せずに一方的な都合で内定を辞退した場合には、最悪訴えられるリスクもあります。

特に面接の際「貴社が第一希望です」「内定をいただけたら貴社に決めます」など、相手が期待を持つような発言をしていた場合は相当揉めることになります。

内定を出すと言う事は企業は他の候補者を落としているわけですから、口約束と取られかねない発言をしてしまった場合、損害賠償を訴えてくる会社がないとは言えません。

これは転職エージェントを通じて応募した場合も同様ですが、転職エージェントという第三者が関係しているだけに、言質を取られやすいというリスクがあります。

くれぐれも自分の発言には気を配って、後から揉めないように注意してください。

【くまたの裏情報】

転職活動を中断するタイミングとして一番悩むのは内定が出た後です。

特に対抗馬の求人で本命の結果が出るまでにまだ時間がかかるような場合は、慎重な判断が必要です。

例え本命に手応えがあったとしても内定が出ない段階では結果がどちらに転ぶかわかりません。

最初に解説した通り、応募する順番はしっかりと計画した方が後々迷うことが少なくなりますので、しっかり覚えておいていただきたいポイントです。

内定が出た後すぐに回答しない

一般的に転職者は数件から十数件の求人に応募しますし、これは企業側の採用担当も十分理解しています。

なので、内定を出した後も他の求人の進み方によって転職者が回答を保留することも想定の範囲内です。

あなたが気をつけるべき事は、

・面接の際に他の求人にも応募している事
・他の案件の進み具合
・あなた自身のその会社に対する思い

などを率直に伝えた上で、内定後どの程度待ってもらえるのかを事前に確認しておく事です。

このコミュニケーションをとっておくだけで、内定後の交渉は進めやすくなりますし、企業側も内定辞退に備えることができますから、万が一あなたが内定を断ったとしても揉める可能性は低くなります。

中途採用の場合、普通は即戦力としての活躍を期待しますから、入社日にパソコンや机、携帯などが準備されているのが普通です。

そうした仕事に必要な備品の注文は内定と同時に進める企業も多いですから、不要な経費負担を避けるという点でも、内定辞退は早めに伝えるようにしましょう。

内定辞退で揉めるケース

ちょっとした気遣いを忘れるだけでも、大きなトラブルにつながる事はたくさんあります。

参考までに、内定辞退で揉めてしまうケースを紹介しておきますね。

承諾を前提とした保留をしていた場合

内定をもらった会社が本命で給与・賞与などの条件を検討したいだけだったとしても承諾を前提とした保留は絶対にしないでください。

入社が決まるまで何が起こるかわかりませんから、最後まで気を抜かずにあなた自身が選択できる余地を残して最終判断をすべきです。

内定承諾書にサインしてしまっていた場合

内定承諾書に署名を求められたケースは慎重に考えてください。

内定承諾書へのサインは労働契約を結んだことになりますので、その後の辞退は損害賠償請求を立てて訴えられる可能性がゼロではありませんし、訴訟にならずとも相当揉める事は間違いありません。

企業側に金銭的な負担が発生する入社前トレーニングを受けていた場合

稀なケースですが、あなたがすでに退職済みでどこの会社にも所属していない場合、入社後のトレーニングを前倒しで提供しようとする会社があるかもしれません。

そうした提案や要求があった場合は、必ず受講前に内定辞退の可能性があることを伝え、辞退した場合も研修費用の請求などが発生しないことを書面で確認してください。

研修に際して書面に署名を求められる場合は何らの契約上の責任を負うことがないことを確認するようにしてください。

これを怠って求められるままにサインした書類に内定辞退の際には研修費用を負担する、などの記載があったら訴訟沙汰になること間違いありません。

余計な労力がかかりますし、お金も時間も無駄になりますので、十分注意してください。

内定辞退の理由

ここでは他の皆さんがどんな理由で辞退しているのか、エン・ジャパンがアンケート調査をもとに紹介します。

選考辞退は増えている

驚きですが、10社に9社が経験していてしかも半数以上が昨年よりも増えていると回答しています。

新型コロナの影響は反映されていませんが、転職者が増えることで選考途中で辞退する人が増えているようです。

  • 条件面(給与や勤務地など)の折り合いが付かなかった
  • 社風が合わないと感じた
  • 他社の内定をもらった/他社の選考が進んでいた
  • 求人情報の条件と面接時の条件が違っていた
  • 面接官の行動や態度が良くなかった

選考辞退が発生するタイミングはバラバラ

選考のどの段階で発生するかはほぼ等しくて、書類選考後、面接前、面接後、内定後それぞれ同じくらいの比率で発生しています。

面接前辞退の理由

面接前に辞退を申し出る理由トップ3は以下の通りです。

① 応募後に再考し、希望と異なると判断した
② 希望に反するスカウトメールだった
③ ネットでよくない評判や噂を見た

ここから読み取れる事は、応募の際にはそれほど深く考えずに興味を持った会社にはどんどん応募している傾向があるという事ですね。

個人的には転職は情報戦だと思いますので、「当たればラッキー」では転職後のミスマッチにぶつかる可能性が高くなる気がします。

面接後辞退の理由

次に面接後に辞退を申し出る理由です。

① 面接で詳しく知った仕事内容が希望と合わなかった
② 面接で詳しく知った勤務地・給与などの条件が合わなかった
③ 面接での説明内容と求人内容に齟齬があった

求人情報から読み取れる仕事内容や条件と実際採用担当者から説明を受けた内容にギャップが大きいとやはり辞退する方向へ進むのは致し方ないですね。

面接が双方の希望条件や目的のすり合わせですから、これはある意味健康的な理由と言えるのではないでしょうか。

内定後辞退の理由

最後に内定が出た後に辞退する理由トップ3です。

① 勤務地・給与など条件の折り合いがつかなかった
② 社風が自分に合わないと判断した
③ 他社での選考が通過した・内定が決まった

面接を通じて入手できる内容が自分の希望と合わなかったという結果ですが、求職者はからは、具体的な条件提示のないままに入社を求めてきたり、採用担当から正確な条件の説明がなかったというフィードバックもあるようで、募集企業側の対応にも問題が残されています。

内定辞退のタイミングとマナー

優先順位の低い会社から内定が出たときは、なるべく早い段階で内定を受けるか辞退するかを決める必要があります。

一般的に、内定を出した後その会社は1週間程度は待ってもらえますが、マナーとしては2〜3営業日程度で回答するべきです。

もちろん、1週間もしくはそれ以上かかる場合にきちんとした理由があれば、会社側も待ってくれるケースはありますが、僕の経験から言っても1週間以上待ってくれる会社はあまりありません。

会社側も他の採用の進み方を見ながら候補者を絞る必要がありますし、場合によっては追加の求人をださければいけませんので、期間的な余裕はあまりありません。

だからといって、理由も明確に説明していない簡単なメール一本で辞退したり、連絡せずにドタキャンするような事は、絶対に避けましょう。

面倒くさいという気持ちはわかりますが、社会人として守るべきマナーはありますし、守らないのであれば「最低限のマナーを守る能力のない人」としてレッテルを貼られてしまい、あなたの市場価値を大きく下げます。

転職エージェント経由で応募している場合でも、社会人同士の付き合いであることには変わりはありません。

思った以上に世間は狭いものです。

あなたの次の転職先に人事担当や面接担当が転職しているかもしれません。

一本のメール、電話がその後のあなたに訪れるチャンスを大きくもすれば小さくもする可能性が十分にあります。

辞退する理由を説明して、丁寧に辞退の連絡をすることも転職活動の大切なポイントであることを覚えておいてください。

内定辞退の伝え方

内定辞退を伝えるときは、メール、電話、訪問、いずれの場合も次のポイントをきちんと押さえましょう。

① 内定を出していただいたことへの感謝
② 内定を辞退「する」ことを、誤解されないようにはっきりと伝える
③ 内定辞退の理由を説明する

【くまたの裏情報】

こんなものまであるとは思いませんでしたが、手紙で内定辞退を伝える際に使えるフォーマットを発売した会社がありました。

ご参考までに。

会って話したいと言われた場合

採用会社側があなたの内定辞退を受け取った後に「会って話したい」と言ってくることもあります。

その場合は、相当あなたを評価している場合もあれば、他の候補者にも断られてどうしても人材を確保する必要がある場合など様々だと思います。

特に評価が高くてどうしても欲しい人材と思われている場合は、引き留めも強くなるはずです。

例えば、内定時の条件に上乗せしてきたり、入社のタイミングをあなたの希望に合わせたり、あの手この手で絡めてくることも十分にあり得ます。

この場合には、直接会ってはっきりと断ると誠意を示すことができる事は間違いありません。

しかし、あなた自身少し迷いがあったりする場合は、「会って話しても決意は変わらないので、電話にて内定辞退をさせていただきたい」とはっきり伝えましょう。

まとめ

ここまでの内容をまとめます。

・選考を辞退するタイミングは3つある
・優先度に合わせて応募するタイミングを調整しておく
・内定辞退は1週間以内の早目の段階で断る
・面接や内定を保留するときは、承諾を前提とするような発言は絶対にしない
・マナーを守って辞退を伝えないとトラブルになることもあるので注意

一般的に転職の際には5〜20社程度は応募することになりますから、内定が重なると辞退の返事をすることもおっくうになりがちです。

しかし、最後の締め方次第であなたの社会人としての評価が大きく変わることも十分にあるのです。

第一希望の会社から内定が出たからと言って浮かれずに、そのたの求人案件への対応をしっかりと完了することを忘れずにやっておいてください。

あなたの転職成功をお祈りします!

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