職務経歴書作成 龍の巻6原則

職務経歴書は、履歴書と並んで自分をアピールするプレゼンテーション資料です。
私も新入社員から自分のプロジェクトの要員、派遣社員まで結構な数の面接をこなしてきましたし、その数倍の履歴書を読んできましたが、正直職務経歴書を読んで心にぐぐっとくるものは、いいところ20−30通に1通以下でした。

ある意味それくらい個性が出やすく、工夫(戦略)次第で採用担当者の目に止まりやすい物が作れるということになります。

次から採用担当者の視点を踏まえて、履歴書との違いや作成の工夫、項目ごとの記載のコツを説明していきます。

「とりあえず第三者の客観的な意見を聞いて悪いところがあれば直したい」という場合は、転職支援サービスに登録してレビューをしてもらうのが手っ取り早い方法です。

1. 職務経歴書を読むときの採用担当者の視点

職務経歴書の作成に際して、履歴書同様常に意識して置かなければならないことが、「採用担当者の視点」です。

以下、箇条書きでまとめてみました。

採用担当者の視点のまとめ

・応募者の実務能力(経歴・実績)は応募ポジションに見合っているか

・過去の実績とその達成手段に再現性はあるか

・応募者の強みはそのポジションで業績に貢献できるものか

・転職の目的と志望理由に整合性があり、転職は目的を達成できるのか

・職務経歴書はプレゼンテーションスキルや論理構成力を伝えているか

こちらを折に触れて読み直しながら作成し、さらにもう一度読んでから最後の見直しを実施してください。

2. 履歴書との違い

目的の違い

履歴書が応募者の学歴、住所、趣味など、その個人のプロフィールを伝えるものです。一方の職務経歴書は、いままでどんな仕事を担当し、成果を出してきたか、その結果としてどんなスキルを身につけたのかをアピールするものになります。

職務経歴書は、自分がその会社に入社することでどう業績に貢献できるかをより積極的に説明するプレゼンテーション資料なのです。

フォーマットの違い

目的の違いの他にフォーマットの違いがあります。
履歴書はどこで買ってもだいたい同じようなフォーマット、項目立てになっていますが、職務経歴書は雛形的なものは文房具売り場でもネットでもてにはいりますが、標準的なフォーマットはなく、履歴書に比べて自由度が高いです。

それゆえに、好き勝手に書いてしまうと筋も通らず、読みづらくなって何を言いたいのか伝わらず、採用担当者の目に止まりにくいものになってしまいます。

そして一番の違いは、中途採用においては、職務経歴書こそが合否を左右する書類だということです。

外資系に応募する場合は、海外サイトでレジュメフォーマットを購入してもいいと思います。

参考までに私がテンプレートを購入したショップを載せておきますね。

GetLanded

また、Pintarestで「excellent resume」で検索すると他にもいろいろ出てきますので、参考にしてください。

3. 職務経歴書作成のコツと工夫

a. 作成の前に

「戦略」という言葉を散々使ってきましたが、ここでもやはり「戦略」が大切だと思います。
何も考えずに書きたいことを書くのは日記であって、プレゼンテーションにはなりません。

職務経歴書の目的は転職をすることです。

目的を達成するために何を書くのか、項目建てや記載する内容の順番・分量などをきちっと計算して配置するためには何を選んで、どう書くべきなのか順番に見ていきましょう。

自分の強みとなる経歴や実績をどうやってアピールしていくかを決める作業ですので、ぜひじっくりと練り上げてください。

b. キャリアの棚卸しよ、もう一度

なんといっても職務経歴書のキモは、あなたの強みをどう伝えるか、です。今まで準備してきたことを振り返ってみましょう。

キャリアの棚卸しをする」で検討していただいたと思いますが、自分の経歴の棚卸しが終わっていないと魅力的で説得力のある職務経歴書は書けません。

もし検討されていないのであれば、まずこの準備を実施してください。

次に、「募集企業のキモチ〜転職ミスマッチを考える〜」で、募集企業の視点をおさらいし、なぜそのポジションを募集するのかを考えます。

さらに、「財務諸表を読んでみよう」や 「転職情報の集め方〜紙メディア〜」などで、応募企業の情報は集めたと思いますので、見直しましょう。

これによって、自分に足りていないもの、抜け・漏れがないかを確認できます。
さあ、職務経歴書を作ってみましょう!

c. フォーマットの種類

文章を書く時のコツとして「起承転結」とか「守破離」などの言葉をよく耳にすると思いますが、これも一つのフォーマットです。ストーリーの展開の型を決めてその型にそって物語を書いていくと自然と説得力やドラマ性を持たせることができるのです。
(もちろん、文章の上手い下手も影響しますが。。。)

では、職務経歴書のフォーマットにはどんな種類があるのでしょうか。

ここでは、代表的なフォーマットである「編年体」「逆編年体」「キャリア式」の3つを取り上げて説明します。

編年体

編年体の特徴は、経歴を年代順に時系列で書いていく形式です。
新卒や第二新卒、20代での転職など経歴が比較的短い方向けです。

この書き方の特徴は、年を追って経歴が記載されるため、途中で長期間の抜けがあると目立つという点です。
一貫した継続的な経歴を持っていることを重視する保守的な社風の、歴史の古い会社に応募する際には、自分の経歴に空白がないのであれば、このフォーマットを使う意味はあります。

一貫しているがゆえに、経験や実績の蓄積をアピールしやすいという長所があります。

ただ、漫然と時系列で記載するだけではなく、応募職種に関連する箇所については、実績や貢献を数字でわかりやすく記載するなどの工夫が必須です。

逆編年体

逆編年体の特徴は、その名の通り編年体とは真逆で新しい経歴から時系列を遡って記載する形式です。

たどり着いたところから記載するわけなので、今現在の能力をアピールしやすいフォーマットといえます。
採用担当者の目から見ると、当たりをつけやすいともいえます。
ピッと来たら、その先を読み進めて経歴と実績の積み重ねを確認していけばいいので、労力節約ができるからです。

こちらも編年体同様、一貫性はありますから経験や実績のアピールはできるでしょう。

キャリア式

編年体・逆編年体と異なり、経歴を業務内容やプロジェクト単位でまとめて記載する形式です。
プログラマーや電気技師などの技術職や弁護士、司法書士などの士業等専門性の高いもの職種や転職回数の多い方、キャリアチェンジした方向けの形式です。

プログラマーなどのIT関連の職種の場合は、プロジェクト間の期間が数ヶ月開くことも珍しくありませんので、ブランクを目立たせたくない場合にも効果があります。それ故に、「保守的な歴史の古い会社」では、わざわざキャリア式で書いているのはなぜか?と疑われることもありえますので、十分な説明が必要でしょう。

4. 職務経歴書の成否は「経歴要約」にあり

a. 経歴要約の目的

初めて会う人の第一印象はなぜいつまでも残るのでしょうか。
それは一度折った紙の線がきれいに消えることがないかのようです。
それくらい最初に受け取る印象は後々まで私達の記憶に残ります。

小説の最初の一文の破壊力を考えれば、同じことが文章にもいえることをお分かりいただけるかと思います。

一番最初に目に入る経歴要約が職務経歴書の成否、ひいては転職の成否を決めるとも言えます。

また、応募者が多い案件の担当者は、一日に複数の候補者との面接がありますから、経歴要約を読んで面接で聞くポイントを整理して面接に臨むこともあります。

双方にとって、とても重要な項目なのです。

つまり、職務経歴書は、どんな経験をして、そこでどんな実績を残し、なにゆえ応募企業を希望したのか、どう貢献できるのかという応募の目的を簡潔に表現した文章ということになります。

では、何をどう盛り込んだらいいのでしょうか。

b. 経歴要約の内容

分量としては、大体5〜6行程度、文字数にして200文字〜300文字程度です。
経歴のようやくですから、盛り込むべき項目は以下の3つが中心となります。

・まず経歴の要約です。どの会社に何年、何を担当してきたのかを書きます。

・次に自己PRです。どんな実績をどんな立場で何を達成したのか、管理職経験であればビジネスの実績だけではなく人材育成の実績も盛り込みます。

・最後に、志望動機です。今までの経験を使って、どう応募先企業の業績に貢献するのか簡便にまとめましょう。

5. 項目建てと内容

次にその他の項目を個別に見ていきます。

a. タイトル、作成年月日および氏名

これがなければ始まりませんね。作成年月日及び氏名は右づめで記載します。

b. 経歴要約

すでに説明したとおり、200字から300字程度で簡潔にまとめます。

c. 会社概要

現在勤務中の企業について、会社名、業界、業界内でのランク、売上規模、主な事業内容について、数字を交えて記載します。

d. 職歴

フォーマットの種類のところでも書きましたが、選んだ形式に従って今までの職歴を詳細に記載します。なるべく数字を使って簡潔かつわかりやすく書きましょう。ここで言う「わかりやすく」というのは、相手がその職歴をイメージしやすいように数字を交えて、何をどのくらいの期間担当し、何を達成し、それが業績にどう影響したのかを書きます。
このときに、その業界特有の「業界用語」は使わないようにします。特にIT業界出身者に多いのですが、業界外の人には全く伝わらない言葉が多いので特に注意しましょう。

e. 資格・免許

資格・特技については、今までの仕事で必要だった資格・免許と入社後に活かせそうなもの、必須となるものがあれば記載し、併せてそれをどう活用してきたか、活用するのかを添えて書くといいでしょう。
特に、入社後に必須の資格で未取得のものがあれば、現在の状況といつまでに取得予定かを書いておくとアピールになります。

f. 転職後に活かせる知識、技術、特技

ビジネスにすぐ活かせる知識、技術を書きます。例えば、ワードやパワーポイントでの外部向け資料作成や、エクセルを使ったプロジェクトの収支管理をしていたので、VLOOKUP関数やSUMIF関数など基本操作に加えた知識があるなどです。

また、論理力やコミュニケーション能力に自身があるのであれば、それらの能力を実務の中でどう活用してどんな成果を出してきたのかを書きましょう。ただ「論理力があります」だけでは何の価値もありません。

g. 自己PR

基本履歴書記載の自己PRは職務経歴書記載の自己PRの要約版といえます。内容に齟齬が無いように項目と組み立てに注意しましょう。紙面に余裕がありますから、アピールの「根拠」の部分をより厚く書くべきと思います。

6. 面接時の想定問答集も同時に作る

最後になりますが、ぜひ履歴書と職務経歴書の作成と見直しのタイミングで面接の想定問答集を作成してください。そしてそれを使って予行演習を行い、その結果をフィードバックして問答集の質を高めます。

こうしたアウトプットのレビューには募集企業側のニーズを理解している転職エージェントを活用して、客観的なレビューをしてもらうことがおすすめです。

ここまでたどり着けば、そこそこの自身が生まれるのではないでしょうか。

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